De nos jours, la praticité et la rapidité des correspondances par courriels appellent tout un chacun à avoir le désir d’ouvrir une adresse email. Par définition l’adresse email est une adresse de messagerie électronique constituée d’une chaîne de caractère qui va permettre l’acheminement d’un message électronique vers un destinataire via un réseau Internet. Il faut s’inscrire sur la boîte email de son choix : yahoo, hotmail, gmail, icloud, etc. mais aussi pour les employés d’entreprises, une boîte email à arborescence structurée, contenant obligatoirement le nom de l’employé.
Cette boîte email permet de recevoir mais aussi de transmettre des messages gratuitement en temps réel, mais moyennant un accès à Internet.
La gestion de la boîte email
Une boîte email personnelle est plutôt simple à gérer : on ne la communique qu’aux contacts de son choix et on ne l’utilise que pour les sites de son choix. De ce fait, les messages reçus sont moins perturbants aussi bien en quantité qu’en qualité.
Mais lorsque la boîte email est liée aux activités professionnelles, une gestion particulière est requise. La plupart des boîtes emails permettent de créer des dossiers par thème ou par contact: ceci facilite le repérage et c’est une bonne organisation qui permet de gagner du temps.
Une boîte de réception peut se présenter dans cet ordre : la boîte de réception en soi, si l’utilisateur est bien organisé, se répartit comme suit : non lus, aujourd’hui, cette semaine, à traiter, urgent : ainsi de suite selon une organisation qui lui est propre
Les e-formes dans les correspondances email
Bien que l’on vante la rapidité et l’efficacité des messageries email, ce n’est pas pour autant qu’on est dispensé des formules de politesse dans la rédaction des messages. Les brèves salutations, le respect de l’orthographe et des formes grammaticales, la non-utilisation des abréviations. Si le correspondant est relativement proche, on peut ajouter des petits points qui permettent de s’enquérir de ses nouvelles. Les réponses aux courriels ne doivent pas tarder : car si on utilise cette forme de messagerie, c’est justement pour la rapidité des échanges. Certaines fonctionnalités permettent de savoir si le mail transmis a été lu ou on par le destinataire. Il est dès lors toujours prudent de répondre dans un délai normal : pas trop vite ni trop long. En répondant trop vite, cela peut faire penser que l’on a donné la réponse sans prendre le temps de réfléchir. En répondant tardivement, cela peut être pris pour une forme de négligence, voire d’irrespect.