Aujourd’hui, il devient de plus en plus difficile de se passer des documents numériques. En effet, ils font gagner beaucoup de temps et encombrent beaucoup moins que les documents physiques. De la même façon qu’on appose une signature à un document physique, il est possible de le faire avec les documents numériques. Pour cela, vous devriez avoir à votre disposition des logiciels informatiques destinés à cela. Ils sont faciles à trouver sur internet et sont généralement gratuits. La signature numérique ne sera pas forcément visible sur le document numérique. Néanmoins, elle jouera le même rôle qu’une signature physique : attester l’identité de celui qui a écrit le document. Les avantages de préférer ces types de signatures sont multiples. En lisant la suite de cet article, vous les découvrirez toutes.
Le gain de temps dans vos affaires
C’est certainement l’avantage premier que vous aurez en adoptant cette forme de signature. Il est surtout visible si vous êtes dans le monde du travail. Si vous souhaitez faire signer un document physique par une personne, cela peut banalement prendre du temps si vous devez suivre plusieurs démarches administratives avant que votre document ne lui parvienne. Selon que cette dernière est disponible ou non (s’il est en voyage par exemple), la signature de votre document physique peut prendre des jours ou même des semaines. Par conséquent, en numérisant vos documents, vous aurez l’avantage de l’envoyer directement et facilement à la personne concernée qui n’aura besoin que de quelques minutes pour vous le signer et vous le renvoyé. C’est très pratique dans le monde des entreprises de procédé ainsi pour gagner du temps.
La sécurisation de vos documents
L’avantage second d’adopter les signatures numériques prend en compte l’aspect sécurité de vos documents. En signant un document numérique, vous avez la possibilité d’y intégrer un niveau de sécurité, de sorte qu’il ne soit lisible que par la personne à qui il est destiné. Il existe plusieurs types de signatures numériques qui protègent votre document en fonction de son importance : la signature numérique simple, celle électronique avancée et enfin celle dite électronique avancée. Le premier type de signature peut être utilisé pour vos documents personnels, le second pour vos documents un peu plus importants (documents de travail par exemple) et enfin le troisième pour des documents très sensibles et confidentiels. Cet aspect sécurité, la signature physique ne peut pas vous l’apporter.
L’authenticité de vos documents
Enfin, le troisième avantage des signatures numériques consiste dans le fait qu’il permet, tout comme la signature physique, d’identifier la ou les personnes engagées par le document. Celui à qui est destiné le document numérique sera en mesure de savoir, une fois le document en sa possession, les identités du ou de ses signataires. Il est en plus impossible de falsifier une signature numérique : elle est unique pour chaque document, une fois qu’elle est apposée sur ce dernier, il est impossible qu’elle soit réutilisée par quelqu’un d’autre. Un document numérique signé ne peut plus être modifié par son destinataire. Pour pouvoir donc bénéficier de tous ces avantages, il vous suffit de vous rendre sur internet et télécharger un logiciel de signature de document numérique.
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